Adviseur Huisvesting

Locatie
Enschede
Startdatum
01/12/2020
Einddatum
31/05/2021
Uren
24
Klant
Gemeente Enschede
Aanvraagnummer
SRQ146062
Deel deze aanvraag:

Wij zoeken een ervaren adviseur die met betrokkenen binnen de gemeente Enschede zorgt voor herijking van de strategische huisvestingsvisie en zorgt voor een vertaling van de visie naar een voor Enschede passend implementatieplan. Deze herijking komt voort uit de toekomstige veranderingen die onder andere corona met zich meebrengt.
Gevraagd wordt een ervaren externe adviseur die in verbinding staat met betrokken disciplines en vanuit de behoefte inzichtelijk kan maken wat de impact is van deze verandering en vertaalt dit in concrete kaders voor de huisvesting. Affiniteit met vastgoed, facilitaire kennis en inzicht in dynamiek van gemeenten is een eis.

Aanleiding:
Een andere manier van werken heeft sinds de COVID-19 pandemie in heel Nederland (en ook daarbuiten) een vlucht genomen. Daar waar eerder medewerkers af en toe thuiswerkten, werkte in maart ineens 90% van de medewerkers met kantoorfuncties thuis. We werden gedwongen gebruik te maken van extra digitale middelen zoals videobellen, mogelijkheden die er al wel waren, maar als lastig werden ervaren.

Door veel gesprekken en de polls die de OR afgelopen zomer heeft uitgezet (zie de uitkomsten van deze polls in de bijlagen) lijkt het dat een merendeel van de organisatie inziet dat de manier van werken in de toekomst structureel verandert. Men denkt aan een hybride manier van werken waarbij we zowel op kantoor als thuis werkzaamheden verrichten. In een voor iedereen passende ‘mix’, waarbij de mix voor iedere medewerker anders kan zijn afhankelijk van soort werken en persoonlijke situatie.
We kunnen gelukkig stellen dat het merendeel van de vastgestelde huisvestingsvisie (begin 2019) nog steeds staat. Deze visie gaat uit van plaats en tijdsonafhankelijk werken. De huidige flexfactor uit het vastgestelde huisvestingsvisie is recent naast het stadskantoor ook doorgevoerd in het stadhuis. Als onderdeel daarvan zijn er ontmoetingsruimten in het stadhuis ingericht. De uitvoering van de huisvestingsvisie komt door COVID-19 versneld in een ander daglicht te staan. In de huisvestingsvisie staat de inrichting van de gemeentelijke kantoren centraal en wordt het thuiswerken niet als expliciet onderdeel benoemd. 
We moeten kritisch naar de huisvestingsvisie kijken en vanuit daar invulling geven aan de nieuwe manier van werken. Hierbij rekening houdend met het feit dat kantoren een andere functie krijgen waarbij ontmoeting meer centraal staat en thuiswerken niet meer bijzonder is. Vanuit de werkgroep ‘hybride werken’ wordt vanuit verschillende disciplines gekeken wat dit betekent voor de toekomstige manier van werken.
Vanuit het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede is opgemerkt dat de juiste vertegenwoordiging, een strategische blik vanuit huisvestingsperspectief, in deze werkgroep ontbreekt. Dit zorgt meteen voor de vraag hoe deze positie in de organisatie vormgegeven kan worden zodat ook in de toekomst vanuit huisvestingsperspectief strategische input gewaarborgd is binnen het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede.
De Concerndirectie onderschrijft bovenstaande ontwikkelingen en herkent zich in de uitkomsten van de gesprekken en de polls. Zij zien graag een nadere uitwerking van een vorm van hybride werken die toekomstbestendig is. De Concerndirectie wil graag de verandering omzetten naar een hoger ambitieniveau als het gaat om tijd- en plaats onafhankelijk werken.
De gemeente Enschede wil een wijze van werken ontwikkelen die effectiever is dan de situatie voor COVID-19 en die past bij hoe medewerkers willen werken in wat in de hele maatschappij een gangbare manier van samenwerken is geworden.

Hybride werken: inrichting kantoor en vormgeven thuiswerken

  • De essentie van het kantoor verandert door het hybride werken. Dit vraagt om na te denken over de inrichting en gebruik van de panden. Hoe en waar kunnen we ontmoetingsplekken organiseren, hoe moeten ontmoetingsruimtes eruitzien en welke zijn aanwezig? En zijn er voldoende geschikte werkplekken om te kunnen werken? Zijn er voldoende plekken om op kantoor met de collega’s die thuiswerken te kunnen overleggen (via bellen of videobellen) zonder dat andere aanwezige collega’s hier last van hebben? We zijn ervan overtuigd dat de bestaande strategische huisvestingsvisie niet volledig op de schop hoeft, maar wel moet worden aangepast. Het goed inventariseren van de behoeften van verschillende groepen medewerkers in de nieuwe situatie is essentieel om die aanpassing mogelijk te maken. Een paar jaar geleden heeft een externe organisatie Veldhoen voor het opstellen van de strategische huisvestingsvisie een onderzoek gedaan binnen de gemeente. Eén van de conclusies waarop zij inrichtingsconcepten hebben gemaakt, is dat uit onderzoek is gebleken dat onze organisatie 5 verschillende type werknemers heeft die verschillende behoeftes hebben met betrekking tot werkplekken.
  • Van groot belang is het inrichten en faciliteren van ‘hybride’ vergaderkamers waarbij mensen tegelijkertijd vanuit huis en op kantoor kunnen samenwerken. Adequate schermen, microfoons en camera’s moeten geïnstalleerd worden. Dit is een randvoorwaarde die een hoge prioriteit heeft: het gelijktijdig ‘fysiek’ en ‘op afstand’ vergaderen moet goed gefaciliteerd worden.
  • Bij hybride werken, is het werken vanuit huis voor veel medewerkers een vast onderdeel van de werkweek. Dat vraagt om een uitgekristalliseerd beleid. P&O werkt momenteel Arbo verplichtingen uit en de wijze van financiering  tot een concreet voorstel.
  • Er moet een financiële vertaalslag komen van de herijking van het strategische huisvestingsplan naar de ‘hybride’ manier van werken rekening houdend met onder andere vastgoed, IT, P&O etc.

We zoeken een ervaren externe adviseur die zorgt dat:

  • In de organisatie opgehaald wordt wat de wensen en behoeften zijn aan de nieuwe manier van werken en de daarbij behorende inrichting van de kantoren. Zorgt voor een concrete vertaalslag van de behoeften. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het onderzoek van Veldhoen. Brengt de veranderde behoeftes van de 5 profielen in beeld.
  • Onderzocht en geïnventariseerd wordt hoe in de toekomst een adviseursfunctie op strategisch niveau voor de huisvestingsvisie in de organisatie van het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede gepositioneerd kan worden.
  • Goed mee samenwerkt  in de projectgroep Hybride werken bestaande uit een vertegenwoordiging van de afdelingen P&O, IT, facilitair en de OR die samen de deelvragen en acties coördineren en afstemmen. Naast de genoemde punten zijn andere deelvragen:
    • Er verbinding en nauwe samenwerking is met de werkgroep ‘digitale werkomgeving’ die bezig is digitaal werken verder te ontwikkelen.
    • Zorgt voor verbinding met herziend beleid over het gebruik van de IT-middelen.
    • Zorgt voor verbinding met beleid over thuiswerken zodat dit door vertaald wordt naar de facilitaire behoefte. P&O werkt aan een voorstel voor de thuiswerkplek.
    • Stelt kaders vast voor de inrichting van de huidige vergaderkamers zodat er hybride vergadert kan worden. Er is een pilot van start gegaan, uitkomst van deze pilot is input voor het bepalen van de kaders.
    • Adviseert hoe de gedragsverandering/cultuurverandering te begeleiden.
    • Haalt informatie op bij P&O waar het verbeteronderzoek ingezet wordt om input op te halen voor de hybride manier van werken (december 2020).
    • Haalt input op bij andere gemeenten en organisaties. Wat gaan ze daar doen en wat is de aanpak.

Personele kosten
Voor een periode van  6 maanden, 24 uur per week.

Inhuurdesk Gemeente Enschede

Inschrijven
Enschede
24
01/12/2020
19/11/2020
31/05/2021
Gemeente Enschede
SRQ146062
Locatie:
Startdatum:
Einddatum:
Uren:
Enschede
01/12/2020
31/05/2021
24

Wij zoeken een ervaren adviseur die met betrokkenen binnen de gemeente Enschede zorgt voor herijking van de strategische huisvestingsvisie en zorgt voor een vertaling van de visie naar een voor Enschede passend implementatieplan. Deze herijking komt voort uit de toekomstige veranderingen die onder andere corona met zich meebrengt.
Gevraagd wordt een ervaren externe adviseur die in verbinding staat met betrokken disciplines en vanuit de behoefte inzichtelijk kan maken wat de impact is van deze verandering en vertaalt dit in concrete kaders voor de huisvesting. Affiniteit met vastgoed, facilitaire kennis en inzicht in dynamiek van gemeenten is een eis.

Aanleiding:
Een andere manier van werken heeft sinds de COVID-19 pandemie in heel Nederland (en ook daarbuiten) een vlucht genomen. Daar waar eerder medewerkers af en toe thuiswerkten, werkte in maart ineens 90% van de medewerkers met kantoorfuncties thuis. We werden gedwongen gebruik te maken van extra digitale middelen zoals videobellen, mogelijkheden die er al wel waren, maar als lastig werden ervaren.

Door veel gesprekken en de polls die de OR afgelopen zomer heeft uitgezet (zie de uitkomsten van deze polls in de bijlagen) lijkt het dat een merendeel van de organisatie inziet dat de manier van werken in de toekomst structureel verandert. Men denkt aan een hybride manier van werken waarbij we zowel op kantoor als thuis werkzaamheden verrichten. In een voor iedereen passende ‘mix’, waarbij de mix voor iedere medewerker anders kan zijn afhankelijk van soort werken en persoonlijke situatie.
We kunnen gelukkig stellen dat het merendeel van de vastgestelde huisvestingsvisie (begin 2019) nog steeds staat. Deze visie gaat uit van plaats en tijdsonafhankelijk werken. De huidige flexfactor uit het vastgestelde huisvestingsvisie is recent naast het stadskantoor ook doorgevoerd in het stadhuis. Als onderdeel daarvan zijn er ontmoetingsruimten in het stadhuis ingericht. De uitvoering van de huisvestingsvisie komt door COVID-19 versneld in een ander daglicht te staan. In de huisvestingsvisie staat de inrichting van de gemeentelijke kantoren centraal en wordt het thuiswerken niet als expliciet onderdeel benoemd. 
We moeten kritisch naar de huisvestingsvisie kijken en vanuit daar invulling geven aan de nieuwe manier van werken. Hierbij rekening houdend met het feit dat kantoren een andere functie krijgen waarbij ontmoeting meer centraal staat en thuiswerken niet meer bijzonder is. Vanuit de werkgroep ‘hybride werken’ wordt vanuit verschillende disciplines gekeken wat dit betekent voor de toekomstige manier van werken.
Vanuit het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede is opgemerkt dat de juiste vertegenwoordiging, een strategische blik vanuit huisvestingsperspectief, in deze werkgroep ontbreekt. Dit zorgt meteen voor de vraag hoe deze positie in de organisatie vormgegeven kan worden zodat ook in de toekomst vanuit huisvestingsperspectief strategische input gewaarborgd is binnen het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede.
De Concerndirectie onderschrijft bovenstaande ontwikkelingen en herkent zich in de uitkomsten van de gesprekken en de polls. Zij zien graag een nadere uitwerking van een vorm van hybride werken die toekomstbestendig is. De Concerndirectie wil graag de verandering omzetten naar een hoger ambitieniveau als het gaat om tijd- en plaats onafhankelijk werken.
De gemeente Enschede wil een wijze van werken ontwikkelen die effectiever is dan de situatie voor COVID-19 en die past bij hoe medewerkers willen werken in wat in de hele maatschappij een gangbare manier van samenwerken is geworden.

Hybride werken: inrichting kantoor en vormgeven thuiswerken

  • De essentie van het kantoor verandert door het hybride werken. Dit vraagt om na te denken over de inrichting en gebruik van de panden. Hoe en waar kunnen we ontmoetingsplekken organiseren, hoe moeten ontmoetingsruimtes eruitzien en welke zijn aanwezig? En zijn er voldoende geschikte werkplekken om te kunnen werken? Zijn er voldoende plekken om op kantoor met de collega’s die thuiswerken te kunnen overleggen (via bellen of videobellen) zonder dat andere aanwezige collega’s hier last van hebben? We zijn ervan overtuigd dat de bestaande strategische huisvestingsvisie niet volledig op de schop hoeft, maar wel moet worden aangepast. Het goed inventariseren van de behoeften van verschillende groepen medewerkers in de nieuwe situatie is essentieel om die aanpassing mogelijk te maken. Een paar jaar geleden heeft een externe organisatie Veldhoen voor het opstellen van de strategische huisvestingsvisie een onderzoek gedaan binnen de gemeente. Eén van de conclusies waarop zij inrichtingsconcepten hebben gemaakt, is dat uit onderzoek is gebleken dat onze organisatie 5 verschillende type werknemers heeft die verschillende behoeftes hebben met betrekking tot werkplekken.
  • Van groot belang is het inrichten en faciliteren van ‘hybride’ vergaderkamers waarbij mensen tegelijkertijd vanuit huis en op kantoor kunnen samenwerken. Adequate schermen, microfoons en camera’s moeten geïnstalleerd worden. Dit is een randvoorwaarde die een hoge prioriteit heeft: het gelijktijdig ‘fysiek’ en ‘op afstand’ vergaderen moet goed gefaciliteerd worden.
  • Bij hybride werken, is het werken vanuit huis voor veel medewerkers een vast onderdeel van de werkweek. Dat vraagt om een uitgekristalliseerd beleid. P&O werkt momenteel Arbo verplichtingen uit en de wijze van financiering  tot een concreet voorstel.
  • Er moet een financiële vertaalslag komen van de herijking van het strategische huisvestingsplan naar de ‘hybride’ manier van werken rekening houdend met onder andere vastgoed, IT, P&O etc.

We zoeken een ervaren externe adviseur die zorgt dat:

  • In de organisatie opgehaald wordt wat de wensen en behoeften zijn aan de nieuwe manier van werken en de daarbij behorende inrichting van de kantoren. Zorgt voor een concrete vertaalslag van de behoeften. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het onderzoek van Veldhoen. Brengt de veranderde behoeftes van de 5 profielen in beeld.
  • Onderzocht en geïnventariseerd wordt hoe in de toekomst een adviseursfunctie op strategisch niveau voor de huisvestingsvisie in de organisatie van het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede gepositioneerd kan worden.
  • Goed mee samenwerkt  in de projectgroep Hybride werken bestaande uit een vertegenwoordiging van de afdelingen P&O, IT, facilitair en de OR die samen de deelvragen en acties coördineren en afstemmen. Naast de genoemde punten zijn andere deelvragen:
    • Er verbinding en nauwe samenwerking is met de werkgroep ‘digitale werkomgeving’ die bezig is digitaal werken verder te ontwikkelen.
    • Zorgt voor verbinding met herziend beleid over het gebruik van de IT-middelen.
    • Zorgt voor verbinding met beleid over thuiswerken zodat dit door vertaald wordt naar de facilitaire behoefte. P&O werkt aan een voorstel voor de thuiswerkplek.
    • Stelt kaders vast voor de inrichting van de huidige vergaderkamers zodat er hybride vergadert kan worden. Er is een pilot van start gegaan, uitkomst van deze pilot is input voor het bepalen van de kaders.
    • Adviseert hoe de gedragsverandering/cultuurverandering te begeleiden.
    • Haalt informatie op bij P&O waar het verbeteronderzoek ingezet wordt om input op te halen voor de hybride manier van werken (december 2020).
    • Haalt input op bij andere gemeenten en organisaties. Wat gaan ze daar doen en wat is de aanpak.

Personele kosten
Voor een periode van  6 maanden, 24 uur per week.

Inloggen