Administratief - Secretarieel Medewerker

(28–32 uur hybride)
Schaal 7, aanloop schaal 8

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent echt impact heeft.

Actief voor Werk

Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.

De uitdaging die je aangaat

In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.

Voor deze tijdelijke functie zoeken we een echte spin in het web: iemand die van nature organiseert, verbinding legt tussen collega's en werkzaamheden, gemakkelijk communiceert en ervoor zorgt dat processen soepel verlopen. Je behoudt overzicht, weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en bent in staat om je snel in een nieuwe omgeving, werkwijze en systemen in te werken. Omdat het gaat om een tijdelijke inzet, is het belangrijk dat je snel up-to-speed bent en zelfstandig je weg weet te vinden binnen de organisatie.

De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:

• 80% secretariële werkzaamheden
• 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

Jouw verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

Wat jij meebrengt

Je bent een organisatorisch sterke en proactieve professional die energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen. Als spin in het web weet je mensen, processen en werkzaamheden met elkaar te verbinden. Je bent toegankelijk, communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en informatie op de juiste plek terechtkomt.

Je houdt van nature overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en blijft rustig wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen. Je bent digitaal vaardig, voelt je snel thuis in nieuwe systemen en werkwijzen en weet zelfstandig je weg te vinden. Juist omdat deze functie van tijdelijke aard is, zoeken we iemand die snel kan instappen, nieuwe informatie snel verwerkt en vrijwel direct van toegevoegde waarde is voor het team.

Daarnaast neem je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
• Je werkt nauwkeurig en behoudt gemakkelijk overzicht in een dynamische werkomgeving
• Je bent organisatorisch sterk en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden
• Je communiceert duidelijk, professioneel en klantgericht, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent een verbindende schakel tussen collega's, managers en externe contacten
• Je bent digitaal vaardig, hebt ervaring met verschillende systemen of maakt nieuwe systemen snel eigen
• Je bent betrouwbaar, flexibel en weet prioriteiten te stellen
• Je bent in staat om snel up-to-speed te zijn en zelfstandig werkzaamheden op te pakken