Administratief - Secretarieel medewerker

(24–32 uur hybride)

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent echt impact heeft.

Actief voor Werk
Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.
 
De uitdaging die je aangaat
In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.
De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:

• 80% secretariële werkzaamheden
• 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

• Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
• Je werkt nauwkeurig en houdt gemakkelijk overzicht
• Je bent organisatorisch sterk en schakelt soepel tussen verschillende taken
• Je communiceert duidelijk en klantgericht, zowel telefonisch als schriftelijk
• Je bent digitaal vaardig en leert systemen snel aan
• Je bent betrouwbaar, flexibel en weet prioriteiten te stellen.

Een tijdelijke rol met betekenis
Je start in een tijdelijke functie ter vervanging wegens ziekte, voor een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de situatie bestaat de mogelijkheid om deze periode met nog eens 6 maanden te verlengen. In deze tijd maak jij direct impact en leer je onze organisatie van binnenuit kennen.