Opdrachtomschrijving – Interface Manager

Rol: Interface Manager, Programma Organisatie Transformatie UMC Utrecht

Doel

Bieden van diensten ter ondersteuning van de transformatie-opgave van het UMC Utrecht in de rol van interface manager, met focus op een soepele overgang van de huidige divisies/directies naar Centra, Thema’s en Diensten, en de verdere inrichting op de interfaces tussen Centra, en van Centra met Thema’s en Diensten

Opdracht (scope)

Het programma Organisatie Transformatie kent diverse uitdagingen op de interfaces tussen de latende en ontvangende organisatie-eenheden, alsook tussen de nieuwe organisatie-eenheden, met name tussen de Centra en van Centra met Thema’s en Diensten.

De interface manager levert werkzaamheden op onder andere de volgende gebieden waarbij exacte scope per onderdeel wordt afgestemd:

1. Detailstructuur huidige organisatie (tot en met laagste niveau)

o Mede inventariseren en analyseren van ‘grijze vlekken’ in de huidige organisatie, bijvoorbeeld (sub)eenheden, taken, formatie/FTE en bevoegdheden

2. Governance & interfaces (tussen Centra, en met Thema’s en Diensten)

o Uitwerken van beslis- en overlegstructuur, mandaten en eigenaarschap per raakvlak.

o Ontwerp en documentatie van interface-afspraken (RACI//SLA)

3. Processen: huidige (divisies) en nieuwe (van en tussen Centra, van Centra met Thema’s en Diensten)

o Inventariseren van huidige primaire en ondersteunende processen binnen divisies

o Analyseren van de ‘gap’ tussen de huidige en nieuwe primaire en ondersteunende processen, met speciale aandacht voor de raakvlakken, afhankelijkheden, overdrachtsmomenten.

o Ontwikkelen van richtlijnen voor proceskoppelingen, standaard werkinstructies en minimale kwaliteitscriteria.

4. Specifieke vraagstukken over plaatsing van medewerkers, autorisaties en financiële inbedding die nadere analyse en regie vragen

Positionering

In het PMO van de werkstroom Vorming Centra (vanwege de grootste verschuivingen en interfaces); inzet kan indien nodig werkstroom-overstijgend worden ingezet.

Formeel opdrachtgeverschap binnen het programma Organisatie Transformatie door Anneke Holwerda werkstroom voorzitter Vorming Centra en Carol Lemmens CTO (Chief Transformation Officer).

Functionele aansturing

Bij de voorzitter van de werkstroom Vorming Centra

Samenwerking

Nauwe afstemming met werkstroomvoorzitter Vorming Centra, Transitiemanagers P&O/Dienst Financiën/ Dienst IT, Juridische Zaken, Centrum-/Thema kwartiermakers en Diensten Directeuren en programma management en directie.

Inzet

· Duur: vanaf half november t/m half mei (initieel 6 maanden); verlenging na evaluatie en behoeftebepaling.

· Tijdsbesteding: 3 dagen per week (24 uur p/w).