Managementassistent stafsecretariaat cardiologie

Ben jij die ervaren en proactieve stafsecretaresse/managementsupport die niet terugdeinst voor een dynamische werkomgeving? Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je secuur in je werk? Dan is de functie van Stafsecretaresse / Secretaresse Hoogleraar bij het UMC Utrecht iets voor jou!

Wat ga je doen?
Als rechterhand van het afdelingshoofd en het managementteam van de afdeling Cardiologie heb je een cruciale rol. Je bent de spin in het web en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken zijn divers en vragen om een proactieve houding:
● Complex agendabeheer: Je beheert de agenda’s van het afdelingshoofd. Dit betreft afspraken met artsen, onderzoekers, studenten en externe partijen, zowel nationaal als internationaal. Je zorgt ervoor dat er geen afspraken worden gemist.
● Nauwe samenwerking: Je werkt nauw samen met je collega's en het afdelingshoofd Cardiologie.
● Secretariële ondersteuning: Je bent het centrale aanspreekpunt en voert diverse taken uit, zoals telefoonverkeer, het ontvangen van gasten en het voorbereiden van projecten en promoties.
● Managementsupport: Je ondersteunt de afdeling met diverse administratieve, facilitaire en personele taken en zorgt ervoor dat de werkzaamheden op het secretariaat goed verlopen.

Eisen
● Talenkennis: Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.
● Systemen: Je hebt goede kennis van en ervaring met Office systemen.
● Persoonlijke eigenschappen: Je bent proactief, klantgericht, stressbestendig en discreet. Je kunt goed aanvoelen wat er nodig is, prioriteiten stellen en bent niet bang om voor jezelf op te komen.

Aandachtspunten
Om succesvol te zijn in deze rol, is het belangrijk dat je stevig in je schoenen staat en snel kunt schakelen.

Opleidingsniveau
● Opleiding en ervaring: Je hebt MBO niveau 4, of HBO denk- en werkniveau in de richting van managementsupport of directiesecretaresse. Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een dynamische omgeving, is een pré.

Je werkt bij voorkeur in ieder geval op maandag en donderdag, de derde werkdag is bespreekbaar. IP is alles bespreekbaar.