Griffiemedewerker (administratief en secretarieel medewerker)
Gemeente Emmen / 24 tot 36 uur / Detachering 

Wat ga je doen?
Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor de raads- en commissieleden en onze inwoners. Het is aan jou om de raads- en commissieagenda’s te beheren en het raadsproces administratief, secretarieel en facilitair te ondersteunen. Een leuke en belangrijke functie, want achter de schermen van de drukke vergadercyclus trek jij aan de touwtjes en houd je het overzicht, zodat de raad en de verschillende commissies optimaal kunnen functioneren. En daar komt heel wat bij kijken.

Het complete takenpakket van deze functie is erop gericht de griffie te ontzorgen bij de dagelijkse werkzaamheden. Daarbij komen de volgende taken aan de orde:

• Verrichten van secretariële werkzaamheden:
  • administratief voorbereiden en afhandelen documenten m.b.t. raads- en commissievergaderingen;
  • agenda- en adressenbeheer;
  • beheren van de algemene griffiemailbox;
  • documenten in het zaaksysteem (e-Suite) verwerken en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
  • redigeren en opmaken van documenten en brieven;
  • verwerken van facturen en presentielijsten commissieleden.

• Ondersteunen facilitaire en logistieke zaken:
  • beheer reserveringen vergaderruimten;
  • logistiek raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten;
  • ondersteunen informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten (intern en extern);
• Algemeen aanspreekpunt en informatieverstrekking over producten en diensten van de griffie.

• Je maakt nieuw werk en nieuwe systemen snel eigen en voelt je vlot thuis in een nieuw team;
• Je bent een fijne collega die gemakkelijk communiceert en beschikt over uitstekende mondelinge- en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je bent proactief, resultaatgericht en functioneert goed in teamverband;
• Je hebt een gestructureerde manier van werken met oog voor detail;
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen en kan goed werken onder tijdsdruk;
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met administratieve kantoorapplicaties.

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring en/of een relevante opleiding;
• Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het gebruik van onze kantoorapplicaties iBabs, e-Suite en MS Office is een pre.